いざ、手紙を書こうと思ったときに、どうやって書いたら分からない人もいるでしょう。封筒の宛名や住所のバランスは？ 自分の名前や住所はどこに書く？ 文章の構成はどうしたらいい？
目上の人に手紙を書く場合などは、特に悩んでしまうかもしれませんね。基本的なことだけ覚えていれば、自分の書きたいことを書いてもいいのです。
宛名の書き方は、基本的には封書もハガキも同じです。自分の名前と住所の入る場所が変ります。ハガキの場合は表に、封書の場合は封筒の裏に書くことになります。
- 住所の書き方は、郵便番号の小さな枠の右側2つの枠の中心に合わせて書くと、見た目がきれいに、バランスがとれます。住所は省略せず、他都道府県に送るときは、きちんと都道府県名から書くようにします。番地は算用数字ではなく、漢数字で書きましょう。
- ビルや会社名を入れる場合、住所よりも少し下げて、文字も一回り小さめに書きます。ビル名なども正確に記入しましょう。
- 会社宛に出す場合、差し出す相手に肩書きがある場合、部署名、これには敬称をつけません。『○○株式会社 □□部 部長 手紙太郎様』というふうになります。『社長殿』や『部長様』というのは間違いになります。個人宛ではなく、会社や部署宛の場合は、『御中』となります。
- 名前は郵便番号の大きな枠の中心に合わせて書きましょう。住所よりも大き目に書きます。連名の場合は、それぞれに敬称をつけ、人数が多い場合には『○○御一同様』と書きます。
・ 洋封筒の表書き
縦書きにする場合、封書やハガキと同じになりますが、洋封筒の場合、横書きにすることも多いですね。どちらで書くのかは自由ですが、基本的にあらたまった手紙や目上の人への手紙、不祝儀の手紙のときには横書きではなく、縦書きになります。切手を貼るスペースを考慮して住所を記入しなければいけません。
・ ハガキの場合の差出人住所
ハガキの左側に差出人住所と名前を書きます。住所は小さめの文字で郵便番号の小さい枠の左側2つの中心になるように書きましょう。名前は大きな郵便番号の枠の右にあわせるようにするとバランスがとれます。
ハガキの場合、表に差出人を書かないで、裏面に書いても失礼には当たりません。封書の場合、郵便番号を書く欄が中心よりも左にありますが、住所・氏名は中心に書きます。
・ 和封筒の裏書
住所を書く位置は、中心より右側、中央よりもやや上から書き始めます。2行になる場合は、中心よりも左に書きます。その横に、中央あたりから名前を書き、左上には差し出した日付を入れます。封筒を糊付け下上から、『〆』『封』『緘』で封をします。慶事では『寿』『賀』と書きます。
・ 洋封筒の裏書
横書きの場合の裏書は、郵便番号と住所が中心にくるように書き、名前は中心から左に書きます。中央左には差し出した日付を入れます。縦書きの場合は左に住所と名前を書き、不祝儀のときは、右に住所と名前を書きます。封も左前になるようにします。
手紙を読みやすくするために、前文、主文、末文、後つけ、添え文という流れで書いていくときれいにまとまります。
・ 横構成の例
・ 縦構成の例
- ①は頭語が入ります。『拝啓』『謹啓』など、改まった相手に対して使います。②～③を省略する場合は『前略』を使います。横書きの場合、頭語は省略されます。
- 季節の言葉が②に入ります。
- 次に相手の健康や様子を尋ねましょう。長いこと連絡を取り合っていない相手であれば、ここで『ご無沙汰しており、申し訳ございません』と書き添えます。
- 主文を書きます。本題ですので、分かりやすく簡潔に書きましょう。
- お礼の品などに手紙を添える場合、基本的にここで述べるようにしましょう。横書きの場合の例では、ここで季節の言葉を書いたあと、相手の健康などを祈る言葉を書きます。
- 結びの言葉を書きます。縦書きの場合は、本題の最後に今後のお願いを書きます。横書きの場合は、くだけた感じで『またね』『またお手紙書きます』のような感じでいいでしょう。
- これも結びの言葉ですが、横書きの場合の⑤のように、季節の言葉のあと、相手の繁栄や健康を祈る言葉を書きましょう。
- 基本的に、改まった相手に対して『敬具』『敬白』を使います。『前略』で書き始めた場合は、『草々』とします。
- 手紙を書いた日付を書きます。縦書きの場合は漢数字で、横書きの場合は算用数字で書きます。
- 自分の名前を下の方に書きます。横書きの場合は、フルネームでなくてもかまいません。
- 相手の名前を書きます。敬称も『様』『先生』と、きちんと書きましょう。二人以上に宛てている場合は、それぞれの名前の下に敬称をつけます。
- 一番最後に付けたしや、書き忘れたことを追伸として書きます。改まった手紙には、追伸を使ってはいけません。
和封筒に入れる場合、書き出しを上にして、先に下1/3を上に向って折り、次に上1/3を下に向っておる三つ折りにします。封筒の幅に合わない場合は四つ折りにしましょう。封筒に入れるときには、表から見て左上に手紙の書き出しがくるようにし、便箋の折り山が右になるようにして入れましょう。
洋封筒の場合は、手紙の書き出しを上にして四つ折りにします。封筒に入れるときには、封筒の表から見て、書き出しが右上、便箋の角が重なる部分が左になるようにして入れます。
